SUCCESS STORY – TU GRAZ

Der Kunde

Technische Universität Graz

Mit rund 2.400 Mitarbeitern und 16.000 Studierenden im technisch-naturwissenschaftlichen Bereich zählt die TU Graz zu den führenden Universitäten in Europa. Sowohl für Forschung als auch für Lehre gilt: Ergebnisse werden so effizient wie möglich geschaffen und zum Nutzen von Wirtschaft und Wissenschaft verwertet.

www.tugraz.at

 

 

Software & Services

Premium-Lösungen von Microsoft

  • MS SharePoint
  • MS ProjectServer

Herausforderung

In der Fülle des Angebots das richtige finden

Die Zeiten, in denen ForscherInnen im stillen Kämmerlein alleine vor sich hin tüfteln, sind längst vorbei. Fachübergreifende und internationale Zusammenarbeit sind ebenso gelebte Praxis wie Kooperationsprojekte mit der Wirtschaft.

Allerdings:

Ein Projekt läuft nur dann erfolg-reich, wenn alle Beteiligten ihre ToDo‘s kennen und über die erforderlichen Unterlagen zum effizienten Arbeiten verfügen. „Es fehlte uns dazu am richtigen System”, beschreibt Thomas Riedrich vom Zentralen Informatikdienst der TU Graz die Ausgangslage . Das Angebot an Projektmanagement-Tools ist groß, „deshalb haben wir uns auch für die Zusammenarbeit mit dem renommierten Microsoft-Gold-Partner e1 Business Solutions GmbH entschieden, um hier einen kompetenten Partner für die Entscheidung an der Seite zu haben”. Anforderungen waren unter anderem Kompatibilität mit der IT-Strategie der TU Graz, IPMA-Standard, hohe Benutzerfreund-lichkeit und individuelle Anpassungsmöglichkeiten – unter anderem an die Vorgaben im Projektmanagement-Leitfaden der TU Graz . „Und ganz wichtig natürlich ein kompetenter und rund um die Uhr erreichbarer Ansprechpartner, den wir mit e1 Business Solutions GmbH definitiv gefunden haben.”

 

 

Lösung

Praktische Tools für effiziente Projektabwicklung

Nach einem ausführlichen Produktvergleich entschied sich die TU Graz im Jahr 2013 für eine SharePoint-Lösung mit Features wie

  •  Dokumentenmanagement: Ablegen und Verwalten von Dokumenten, Teilen mit Dritten
  • Kalender
  • Wiki als Wissensbasis
  • Aufgabenliste: inkl. Fristen und Einbindung in Outlook
  • Newsfeed: Möglichkeit des Schreibens von Neuigkeiten und Kommentaren

Aufgrund der positiven Erfahrungen erweiterte man das System 2015 um eine Project Server-Lösung:

  • Projektstrukturplan
  • Projektablaufplanung mit Gantt-Charts, Netzplänen und ähnlichen Methoden
  • Arbeitspakete- und Ressourcenplanung
  • Projektstundenaufzeichnung
  • Stakeholder- und Zieleplan
  • zentrale Verwaltung aller Projektdokumente
  • Kommunikation: Aufgabenverwaltung und Kalender

 

Benefits

Keep it short and simple

Egal ob für die Zusammenarbeit innerhalb der Institute, mit den Verwaltungseinheiten oder externen Partnern – die Erfolge von SharePoint und ProjectServer zeigen sich ganz klar, bestätigt Riedrich: „Die Projektabwicklung funktioniert effizienter, strukturierter und deutlich einfacher. Und die Benutzerfreundlichkeit ist hoch, der Großteil der MitarbeiterInnen würde SharePoint weiterempfehlen”, verweist der IT-Verantwortliche auf das Ergebnis einer internen Befragung. Die Zahl der NutzerInnen – es handelt sich um ein unverbindliches Angebot an die MitarbeiterInnen – steigt kontinuierlich an.

 

 

Geschlossene Bereiche

Dokumente lassen sich ähnlich wie bei Dropbox zwischen unterschiedlichen Endgeräten synchronisieren, Änderungen sind mittels Versionierung genau nachvollziehbar. Rund 250 SharePoint-Bereiche werden von den Mitarbeitern der TU Graz und ihren externen Partnern derzeit genützt, jeder Bereich ist eigenständig in sich geschlossen und die Zugriffsberechtigungen können gesondert vergeben werden.

 

 

Angepasst an interne Vorgaben

Die Funktionen sind individuell an die von der TU Graz verwendeten Projektmanagementmethoden (laut Leitfaden) angepasst. Und für Riedrich ganz wesentlich: „Je nach Komplexität des Projekts können auch nur einzelne Tools verwendet werden.” Keep it short and simple! Aber auch wenn die Komplexität größer ist, etwa weil man den Überblick über mehrere Projekte behalten muss, bieten SharePoint und ProjectServer mit dem Multi-Projektmanagement die richtige Funktion – wobei auch hier der Fokus auf der einfachen Handhabung liegt.

 

 

Sicher und benutzerfreundlich

Einen großen Vorteil sieht Riedrich in der Datensicherheit: Die Daten werden lokal gespeichert und verlassen die TU Graz nicht, Ausfallsicherheit der gesamten Infrastruktur ist gewährleistet. Der Zugriff erfolgt über das Internet – ortsunabhängig und von beliebigen Endgeräten.

 

 

Hier der Download als PDF.